"Hvis det ikke er dokumenteret, er det ikke sket" – især når det kommer til træning

Hvorfor dit holds ekspertise ikke tæller, medmindre du kan bevise det.

Du har ansat kloge folk. Forskere med ph.d.'er. Projektledere med mange års erfaring. Folk, der rent faktisk læser standardprocedurerne (nå ja, de fleste af dem). Så man skulle tro, at din organisation er klar til inspektion, ikke?

Måske.

Men lad os spørge dig om dette:

Kan du bevise, at alle er blevet oplært i den seneste version af de relevante SOP'er?

Kan du vise, hvornår de blev trænet? Af hvem? Og i hvad?

Kan du påvise, at træningen er knyttet til deres specifikke rolle?

Fordi det er det, som tilsynsmyndighederne er interesserede i. Og "vi talte om det på mødet mandag" rækker ikke helt til det.

Træning ≠ Viden

Lad os være ærlige: Oplæring i virksomheder i den tidlige fase er ofte uformel, inkonsekvent – og, værst af alt, udokumenteret. Vi har alle travlt. Vi stoler på vores team. Alle ser ud til at forstå det.

Men når GCP-, GMP- eller ISO-inspektører træder ind, leder de ikke efter tegn på forståelse.

De leder efter beviser.

Og den vigtigste regel i regulerede brancher er:

Hvis det ikke er dokumenteret, er det ikke sket.

Sådan ser et GxP-klart træningssystem rent faktisk ud

Nej, vi siger ikke, at du har brug for et fuldt udviklet virksomheds-LMS med 12 godkendelsestrin og obligatoriske quizzer til dit 5-personers team.

(Selvom ... det ville være sjovt at se.)

Men du har brug for struktur. Noget i retning af:

• En rollebaseret træningsmatrix

• SOP'er, der definerer, hvem der skal trænes, hvordan og hvor ofte

• En træningslog (digital eller manuel), der viser færdiggørelsesdatoer og trænerunderskrifter

• En proces til genoptræning, når SOP'er ændres

• Versionskontrol, der forbinder SOP-opdateringer med træningsopdateringer

Bonuspoint, hvis du kan opnå en ren træningsjournal på under 5 minutter under en revision.

"Åh, vi gør det senere"-fælden

Startups behandler ofte træningssystemer som administrative pligter: "Vi fikser det, når vi skalerer."

Men på det tidspunkt er du allerede i gang med finansieringsrunder, lovgivningsmæssige indsendelser og due diligence til partnere.

Og intet siger "vi er ikke helt klar" som et QMS med halvt underskrevne træningslogfiler og SOP'er, som ingen har læst siden udkast 1.0.

Kvalitetskultur starter her

Du kan ikke forfalske en kvalitetskultur. Men du kan opbygge en – startende med træning.

En robust træningsproces viser dit team, at compliance er vigtig, og dine partnere, at I mener det seriøst med at gøre tingene rigtigt.

Det sparer dig også tid, penge og forlegenhed, når inspektøren stiller det ene simple spørgsmål:

"Kan du vise mig bevis for, at denne person blev oplært i denne standardoperation (SOP), før de udførte denne opgave?"

For lang; læste ikke

Træning er ikke sexet.

Men at være uforberedt til en revision? Endnu mindre.

Hos OZQA hjælper vi virksomheder med at implementere enkle, effektive træningssystemer, der kan skaleres – fra regnearksbaserede logfiler til lette LMS-opsætninger, der ikke begraver jer i bureaukrati.

Brug for hjælp til at komme i gang? Vi har skabeloner, matricer og praktisk vejledning, som du kan bruge i dag.

📩 Bare send os en besked eller en e-mail på info@ozqa.dk – så sørger vi for, at du er dækket ind.